La transmission des archives et des fonds par l’ancien syndic à son successeur

Le syndic détient, pour l’administration de l’immeuble, les fonds ainsi que l’ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires. Lorsqu’il cesse ses fonctions, il doit transmettre ces éléments au syndic qui lui succède afin d’assurer la continuité de la gestion de la copropriété. Cette obligation est encadrée par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise à la fois ce qui doit être transmis et les délais à respecter.

La transmission doit toujours être accompagnée d’un bordereau récapitulatif précis. Une désignation trop vague des pièces remises peut conduire à considérer que l’obligation n’a pas été correctement exécutée. Il est également important de rappeler que l’ancien syndic ne peut pas décider lui-même de l’utilité de certains documents : tous les documents en sa possession relatifs à la gestion de l’immeuble doivent être remis. Cette obligation de restitution concerne tous les syndics, qu’ils soient professionnels ou non, ainsi que les administrateurs provisoires et les mandataires liquidateurs. Elle ne s’applique toutefois pas aux associations syndicales libres.

Si l’ancien syndic refuse de transmettre les documents ou retarde une remise, une procédure spécifique peut être engagée conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Elle commence toujours par une mise en demeure préalable, qui doit être envoyée par le nouveau syndic ou par le président du conseil syndical avant toute saisine du juge. Cette mise en demeure doit être claire et précise : elle doit citer les textes légaux applicables, rappeler les obligations de l’ancien syndic et énumérer les documents demandés. Une demande trop générale ou imprécise est assimilée à une absence de mise en demeure (CA Grenoble, 2^e ch., 25/02/2025, n°24/01623).

Néanmoins, afin de pouvoir transmettre les documents, l’ancien syndic doit évidemment les avoir en sa possession. S’il ne les détient plus, il ne peut pas être obligé de les remettre. Cependant, il ne peut pas se contenter de dire qu’il ne possède plus ces pièces ; il doit expliquer, dans le cadre d’un échange contradictoire, pourquoi elles ne sont plus disponibles (TJ Annecy, 15/09/2025, n°25/00347).

Enfin, si l’ancien syndic n’adresse pas les documents réclamés dans les huit jours suivant la mise en demeure, le nouveau syndic peut saisir le tribunal statuant en référé aux fins d’obtenir sa condamnation. Dès lors, le tribunal peut contraindre l’ancien syndic à remettre les documents sous astreinte financière, généralement fixée par jour de retard. Des dommages et intérêts peuvent également être accordés si l’absence des pièces a causé un préjudice.